行业资讯 HR办离职,做好这5点可有效避雷

HR办离职,做好这5点可有效避雷

发布时间:2022/04/28  

办离职,开证明,是HR经常接手的最不起眼的小事之一。



但这类小事没办好,很可能给公司埋下极大的隐患。

比如此前“女子辞职前骗走同事200万”的新闻就上了热搜。

据说这位员工入职10多年,某天突然离职。等HR为其办完离职手续,才发现公司同事私下被她借了近200万。而这时该员工早就玩起了失联,众人追讨无门,只能边责怪HR把关不严,边报警求助…

再比如有离职员工盗用公司名义和企业邮箱,四处诈骗客户或挪用资金的。

也有员工已离职,手里拿着宿舍钥匙,悄悄回去盗走室友财物的。

还有公司没及时给离职员工开具证明,最后双方闹上法庭,造成天价赔偿的……

这一桩桩一件件,看起来像闹剧,其实和HR办理离职流程的严谨性密切相关。

那员工离职时,HR需要做好哪些工作呢?资深HR往往会做好这几点:

1
资源回收

比如收回重要的公司账号、权限、门禁、办公用品、工牌等。

回收这类资源,一来可以有效杜绝公司财产流失,二来也可以避免公司名义、重要职权、资源被盗用、滥用、冒用。

对于重要账号权限,为了避免早前可能已泄露的风险,建议在回收账号密码后,及时修改密码、换绑手机或强化验证。无需再使用的账号,可以集中注销。

虽然,这些账号权限、物品归属可能和HR不直接相关,但完成回收工作,并及时提醒和汇报给业务部门,做好风险管控,却是专业HR的必备素养。

2
财务结算

这里的财务结算,并不一定指:办好离职的当天,就结算工资

但在员工签署离职协议时,提前核算好相应的应发工资、加班节假日工资、代通知金、社保公积金未足补偿、赔偿金、年终奖、报销款等,并书面予以确认,非常有必要。

对于上述新闻提到的存在欠款却计划离职的员工,HR尤其需要注意。

一来,员工离职后追款难,如果离职时该员工存在欠款问题,而HR没有核实和追款到位,到时第一个背锅的就会是自己。

二来,欠款和财务结算密切相关,存在遗漏,势必影响结算。

即便是同事间的财务纠纷,秉着对公司负责,对同事负责的原则,HR也有必要提前了解,及时通知到位,以便减少不必要的损失。

3
协议签署

主要包括员工离职协议保密协议、竞业协议等。

保留离职相关的书面文件,可以确认劳动关系的合法有效解除,避免后续的扯皮和不必要的麻烦。

需要注意的是:如果涉及竞业协议、保密协议等,建议内容尽量具化,而且对保密费用或竞业限制补偿等做出详细的说明。

尤其是业协议,生效的前提,是在与约定时间内,企业方有支付相应的竞业限制补偿。如果只有协议,却没对应的补偿,约束性往往不大。

4
开具证明

双方正式解除劳动关系,建议HR当天就开具离职证明,尽量别拖延或拒绝开具。因为根据劳动合同法》第50条:

用人单位应在解除或终止劳动合同时出具解除或终止劳动合同的证明。


拒绝开具离职证明,不仅不合理,也不合法。

遇上离职员工还因此再就业受阻,期间产生的费用或经济补偿,还需要原单位一力承担,直接相当于给个人及公司添堵。

值得一提的是:以前开具离职、工作、实习等证明,HR还得自己写说明、找模板。现在使用daydao智能人力云这类专业的管理工具,后台能一键编辑、导出和打印证明,再方便不过!

离职证明.png

以daydao为例,目前后台就内置离职证明、实习证明、收入证明等多套模板。系统自动关联组织人事数据,各类证明的编辑、打印等轨迹实时可查,可以帮助企业及时处理相关业务,有效规避潜在风险。

当然,开好离职证明,这事其实还不算结束。

对于已解除或终止的劳动合同,建议HR应该妥善保存至少2年备查。


5
办好交接


这点很多HR在办理离职手续时,不容易漏,但有可能并没有做好。

那妥善办好交接,主要包括哪些方面呢?


根据以往经验,除了备好工作交接单,明确后续该岗位的职责和分工,往往还包括:

1)提前做好过渡阶段的工作和资源交接、客户或伙伴对接工作。

2)提前做好继任者或替补者的培养扶持工作,确保员工离职后,交接人能尽快上手。

3)根据交接人现有的工作量和绩效表现,评估是否需要招聘新人。如需要,提前明确需要多少预算,能多快到岗、能否优先安排内部调岗等。


一般完成这些交接和过渡工作,会花上1个月左右的时间。所以当员工提交离职,给到一定的缓冲期很有必要。

除此之外,当员工离职,尽快办理社保、公积金参保账户的减员和档案转移;及时更新员工档案,将离职员工的信息封存或删除相应的付款账号等,避免有人恶意使用等,也非常重要。

当做好这5点,办理员工离职可能存在的大部分风险,都将有效避免。

以上,就是今天内容的分享,希望对大家有用!